En central del av Trafikverkets förutsättningar att vara och uppfattas som en modern myndighet handlar om hur den interna och externa kommunikationen ser ut, främjas och styrs. Ur ett organisationsutvecklingsperspektiv finns det därför anledning att undersöka hur organisationens kommunikationsmönster ser ut och analysera om dessa mönster främjar utvecklingen av organisationen i enlighet med de mål som formulerats för verksamheten. Syftet med denna förstudie är att undersöka förutsättningarna för att mäta och/eller bedöma kommunikationens betydelse för måluppfyllelse i Trafikverket. Förstu-dien har genomförts av WSP som, i samarbete med KTH, dels har undersökt de tekniska, juridiska och integritetsmässiga förutsättningarna för en studie om kommunikationens betydelse för måluppfyllelse, dels har identifierat tänkbara och relevanta tillämpningsområden för Trafikverket. Ett större pilotprojekt föreslås, baserat på studiens slutsatser. I förstudien konstateras att det finns tekniska möjligheter att mäta såväl email, Lync, telefoni, personliga möten som kommunikation via sociala medier. Dessa möjligheter varierar dock men är särskilt goda när det gäller kommunikation via email och Lync – två ”kanaler” som används i stor utsträckning av Trafikverket vars organisation är utspridd över olika regioner och kontor. Med tillgång till sparade loggar över kommunikation via dessa två kanaler kan analyser göras av organisatoriska enheters kommunikation, inom ett verksamhetsområde, mellan verksamhetsområden eller externt gentemot andra aktörer. Sådan data är tillgänglig då den sparas på servern ett år och kan lämnas ut som offentlig handling. Behandlingen av datan behöver dock ske i enlighet med bestämmelserna i per-sonuppgiftlagen (PUL) vilket innebär krav på hur data hanteras under studiens genomförande. En studie av Trafikverkets kommunikationsmönster behöver därför i ett tidigt skede omfatta en avstämning med Trafikverkets PUL-ombud för att säkerställa att den data som lämnas ut hanteras på ett sätt som överensstämmer med kraven och intentionerna i PUL. Oavsett juridiska hänsyn är det därtill helt nödvändigt att en studie av kommunikationens betydelse för måluppfyllelse i Trafikverket även beaktar det faktum att det finns en integri-tetsaspekt i studier av kommunikation. Integritetsaspekten är viktig ur åtminstone två perspektiv; dels ur ett forskningsetiskt perspektiv, dels ur ett organisationsutvecklingsper-spektiv, dvs förutsättningarna för studien att bidra konstruktivt till Trafikverkets utveckling som organisation. Ur ett integritetsperspektiv är ett antal aspekter viktiga att framhålla särskilt. Studier av Trafikverkets kommunikation ska handla om organisationsstrukturer – ej individer. Även om data behandlas på individnivå ska den analyseras och presenteras på gruppnivå. Det finns alltså ingen anledning att publicera eller presentera information om enskilda personer. Ur ett integritetsperspektiv torde det också vara stor skillnad mellan studier av exempelvis epost, dvs själva breven, respektive epostloggar, dvs metainformation om eposttra-fiken. Om det är antalet mail som skickas i en viss relation som analyseras är det exempelvis inte relevant att insamla information om mailens storlek eller innehåll. Integritetsaspekten stärks också om insamlad data endast används för det aktuella FOI-projektet, dvs inte för några andra ändamål, samt om studien genomförs i dialog med arbetstagarorganisationerna på Trafikverket. Under arbetet med förstudien har ett antal tillämpningsområden för en studie av kommunikationsmönster hos Trafikverket identifierats. Till dessa hör effekter på den interna kommunikationen av omorganisationen av VO Planering; kommunikationen i gränssnitten VO Planering – VO Underhåll resp VO Planering – VO Investering; samordningen av extern kommunikation när olika VO agerar samtidigt på samma plats; dialogen med allmänheten när Trafikverket övergår i en ny roll som renodlad beställare samt kommunikationen med operatörerna i tågplaneringsprocessen. Förutsättningarna att genomföra en större pilotstudie bedöms i förstudien vara särskilt goda när det gäller effekterna på den interna kommunikationen av omorganisationen av VO Planering och ett förslag till sådan studie utvecklas mer utförligt i förstudien. Förslaget till pilotstudie föreslås omfatta en studie av kommunikationsmönstren i olika organisatoriska gränssnitt inom VO Planering före, under och efter omorganisationen baserat på aggregat av email- och Lync-trafik. Förutsatt att studien genomförs i enlighet med juridiska krav och med stor respekt för behovet av integritetsmässiga hänsyn finns det goda tekniska förutsättningar att genomföra en sådan studie på ett sätt som bedöms kunna ge stora nyttor för såväl ledning som medarbetare inom VO Planering. Framför allt bedöms projektet kunna bidra till ökad kunskap om effekterna av omorganisationen och stärkt förmåga hos VO-ledningen att styra verksamhetsområdet, att ge en gemensam bild för chefer och medarbetare av hur de faktiska kommunikationsmönstren inom VO Planering ser ut samt att identifiera omotiverade asymmetrier i den interna kommunikationen. Ur ett vetenskapligt perspektiv förväntas studien kunna bidra till ökad förståelse för hur stärkt central formell styrning av stora offentliga organisationer ppåverkar faktiska arbetssätt och strukturering av kommunikationsmönster, samt ökad förståelse för betydelsen av kommunikation/interaktion för utvecklandet av gemensam uppgiftsförståelse inom en organisation.