Under åren 2016 – 2018 har Trafikverket bedrivit ett omfattande förändringsarbete avseende den interna styrningen i myndigheten. En uttalad ambition har varit att åstadkomma en styrning med hög grad av verksamhetsanpassning, bland annat genom ett ökat fokus på effektiva, värdeskapande processer. Förutsättningar för detta arbete har påverkats, till att börja med, av de förvaltningspolitiska överväganden som år 2010 resulterade i inrättandet av den ’supermyndighet’ som är Trafikverket; en multiprofessionell verksamhet med hög komplexitet och ansvar för det "blodomlopp i samhällskroppen" som infrastrukturen för transporter kan sägas utgöra. Vidare, menar vi att förändringsarbetet naturligtvis har påverkats av logiken i de styrningsmodeller som förespråkas samt de slutsatser som man drar om hur, i vilken ordning och i vilken riktning, det interna förändringsarbetet bör bedrivas. För det tredje hävdar vi att förutsättningar att styra verksamhet på ett sätt som skapar värde för medborgare och andra intressenter är beroende av ett gott kommunikations- och samverkansklimat inom och mellan de grupper som ska göra jobbet. Resultat och slutsatser har vuxit fram under projektets gång och i dialog mellan forskare och medarbetare i Trafikverket. Tillsammans har vi identifierat ett antal utmaningar som behöver hanteras i det fortsatta arbetet med att utveckla styrningen i Trafikverket i riktning mot ökad verksamhetsanpassning. Det handlar om att: - Tålamod och uthållighet är centrala dygder för varje ambition att ompröva och förändra principerna för styrning i verksamheter med det breda uppdrag och den komplexitet som Trafikverket har och uppvisar. - Genomförandet av ett förändringsarbete som syftar till verksamhetsanpassad styrning bör ta sin utgångspunkt i verifierade nulägesbeskrivningar av verksamhetens värdeskapande processer. - Realiserandet av verksamhetsanpassad styrning bör inbegripa kontinuerlig utvärdering av förhållandet mellan stödprocesser (eller -funktioner) och huvudprocesser. Vad är vad, och hur bidrar dessa processer till det värdeskapande som är myndighetens uppdrag? - Ett effektivt styrsystem bör maximera individens handlingsutrymme för värdeskapande aktiviteter och minimera onödiga administrativa pålagor och beting. - Effektiv styrning påverkas av förmågan och viljan hos individer och grupper att etablera en samverkanskultur och ett kommunikationsklimat som präglas av nyfikenhet och som skapar förutsättningar för kunskapsutveckling och lärande inom och mellan olika delar av verksamheten. Författaren till denna rapport har valt att på ett övergripande plan sammanfatta några av de lärdomar som vuxit fram när vi tillsammans med myndighetens medarbetare har försökt förstå och beskriva de utmaningar som kan följa med varje strävan att utveckla den interna styrningen: 1. Ökad komplexitet i samhället – och i transportsystemet i synnerhet – medför att allt fler beslut kräver känsliga avvägningar och samordning av information och kunskap som produceras på olika håll och för olika ändamål. Varje ambition att ompröva och förändra principerna för styrning under sådana omständigheter och i verksamheter med det breda uppdrag som Trafikverket har kräver stora portioner tålamod och uthållighet. 2. Det är inte alldeles enkelt att förutse möjliga konsekvenser och önskvärda effekter av beslut producerade i en komplex verksamhet med ett mångtydigt uppdrag. Konsekvenser av fattade beslut blir tydliga först när de landar i verksamheten, i form av styrsignaler som helst bör vara få till antalet och med entydiga och förankrade innebörder (se nästa punkt). 3. Verifierade nulägesbeskrivningar av verksamhetens värdeskapande processer bör vara startpunkten för varje ansats att utveckla eller förändra ett styrsystem. Faktabaserade beskrivningar av systemets kapacitet ger ett planeringsunderlag som underlättar realistiska förväntningar på resultatet av ett förändringsarbete. 4. Realiserandet av verksamhetsanpassad styrning bör inbegripa kontinuerlig utvärdering av förhållandet mellan stödprocesser och huvudprocesser. Vad är vad, och hur bidrar dessa processer till det värdeskapande som är myndighetens uppdrag? 5. I ett effektivt styrsystem maximeras individens handlingsutrymme för värdeskapande aktiviteter samtidigt som onödiga administrativa pålagor och beting minimeras (och helst elimineras). 6. Effektiv styrning uppnås inte i-och-med färdigställandet av dokument som anger styrningens ändamål och som fastställer ansvarsförhållanden och befogenheter. Ytterst handlar effektiv styrning om valet av arbetssätt: hur arbetar vi och hur tar vi reda på att vi gör ett bra jobb? 7. Effektiv styrning gynnas av viljan hos individer och grupper att etablera en samverkanskultur och ett kommunikationsklimat som präglas av nyfikenhet och som skapar förutsättningar för kunskapsutveckling och lärande inom och mellan olika delar av verksamheten.